Guide de démarrage

Ouvrez l'adresse de votre établissement (par exemple opio.hub-reception.fr) dans votre navigateur (Chrome ou Edge recommandé). Le site fonctionne depuis n'importe quel ordinateur, tablette ou téléphone connecté à internet, sans installation.

• Saisissez votre prénom puis cliquez Continuer
• Si c'est votre première connexion, tapez un mot de passe de votre choix (minimum 6 caractères, 8 pour un compte administrateur)
• Une fenêtre s'ouvre pour confirmer ce mot de passe — il sera enregistré et associé à votre prénom
• Lors des connexions suivantes, saisissez votre prénom puis votre mot de passe personnel

Votre rôle détermine ce que vous voyez sur le hub. Il est attribué par un administrateur au moment de la création de votre compte.

• Réceptionniste — accès à tous les modules de réception (tuiles de l'arc), pas au Back-office
• Superviseur, Room Division, Manager, Planning, Trafic — accès en plus au module Back-office (voir plus bas)
• Admin Hesterio — accès complet, y compris Comptes GO, logs, changelog et sauvegardes

Quelques accès sont dédiés à des équipes spécifiques et ne demandent pas de compte personnel :

Login	Accès	Type
Votre prénom	Hub réception complet (selon votre rôle)	Réception
taxi	Commandes taxi uniquement	Spécial
bar	Commandes gâteau uniquement	Spécial
securite	Consultation VRL (lecture seule)	Spécial
admin	Dashboard administration	Admin

Les mots de passe de ces accès partagés vous seront communiqués par votre responsable.

Deux façons de faire, selon ce qu'il y a à mettre à jour :

• Mise à jour rapide — l'engrenage ⚙️ en haut à droite du hub, onglet Jour : GM présents, chambres occupées, arrivées/départs du jour. Le plus utilisé au quotidien.
• Mise à jour complète — module Back-office (réservé à certains rôles, voir plus bas), onglet Remplissage : collez le tableau extrait de votre logiciel de gestion pour couvrir plusieurs semaines d'un coup (fusionne avec l'existant, ne remplace jamais les jours déjà passés).

Ouvre une app séparée (PWA installable sur téléphone) où la réception envoie des demandes de bagages (arrivée/départ, montée/descente) et l'équipe bagagiste les reçoit, les accepte et les clôture en temps réel.

• Notifications push sur le téléphone du bagagiste dès qu'une demande arrive, avec rappel automatique si elle traîne
• Suivi en direct : qui a pris quelle demande, depuis combien de temps
• Connexion simple par prénom, pas de mot de passe complexe côté bagagiste

La barre de recherche ronde au centre du hub cherche en direct dans le cardex Référent GM (nom, chambre, dossier) pour retrouver rapidement un client sans ouvrir le module concerné.

Tableau quotidien des visiteurs sans nuit sur place, avec calcul automatique des tarifs et une limite d'accueil qui s'ajuste selon l'occupation du village.

• Ajout/suppression de ligne, persistance immédiate
• Consultable en lecture seule par l'équipe sécurité (login securite)

Cahier de passation avec plusieurs onglets pour ne rien perdre d'une équipe à l'autre : passation courante, LCO (linge/chambres), objets perdus, contacts utiles, départs anticipés et astreintes.

Un groupe de 4 pages accessibles par onglets en haut du module :

• Planning Trafic — import Excel des rotations, consultation par semaine
• Commande Taxi — tarifs jour/nuit calculés automatiquement (login dédié taxi possible)
• Tarif Parking — grille tarifaire par durée de séjour
• Parking élec. — suivi des places de recharge électrique

La tuile Village ouvre un choix entre deux pages :

• Programme Village — planning hebdomadaire des animations, avec l'événement en cours surligné automatiquement
• Planning Réception — consultation en lecture seule du planning horaire de l'équipe (qui travaille, à quelles heures, vue classique ou « américaine » par créneaux de 30 min), avec une barre qui suit l'heure réelle pour voir qui est en shift maintenant. L'édition de ce planning se fait depuis le module Back-office — une semaine n'apparaît ici qu'une fois validée côté Back-office.

• Cahier Référent — cardex Gold/Platinum/VIP avec import Excel (PMS), détection des conflits à l'import (un écran vous laisse choisir de garder la donnée existante ou celle du fichier, champ par champ), tâches et suivi de séjour
• Cocktail GM — configuration du prochain cocktail (jour/heure/lieu), avec calcul automatique de la prochaine occurrence
• Lettres Gold/Platinum/VIP — éditeur visuel de modèles (blocs de texte déplaçables sur l'image du modèle) + génération d'un PDF par lot pour une date d'arrivée donnée, une fiche par famille, recto-verso
• Gâteau/HoneyMoon — commandes anniversaire et romantiques, partagées en temps réel avec le bar (login dédié bar possible)

Suivi des ventes à distance et des dossiers impayés avec relances, dans un seul module à 2 sections.

Module de pilotage regroupant ce dont la direction/l'encadrement a besoin, à l'écart de la réception courante :

• Bilan GM — Présent/Arrivant/Partant + Platinum/Gold calculés en direct depuis le cardex référent, tableau copiable directement dans Outlook
• Remplissage — collage du tableau d'occupation depuis votre logiciel de gestion (fusion sans écraser les jours déjà passés), courbes de tendance journalière et mensuelle
• Tarifs — grilles VRL / taxi / parking et limite VRL, au même endroit
• Liste blanche — gestion des exceptions
• Planning — édition du planning horaire de l'équipe (vue classique et vue « américaine » par créneaux), gestion des besoins en personnel par créneau, raccourcis clavier (Ctrl+Z pour annuler, Ctrl+clic pour sélectionner plusieurs cases y compris sur des employés différents), case Planning validé à cocher pour rendre une semaine visible en consultation (module Village)
• Comptes GO — créer un compte, changer un rôle, réinitialiser un mot de passe, activer/désactiver ou supprimer un compte

Avec le login securite, l'équipe sécurité consulte le VRL du jour en lecture seule — pratique pour vérifier une entrée sans avoir accès au reste du hub.

• Mot de passe oublié — Votre responsable peut le réinitialiser depuis Back-office (Comptes GO) ou le panneau Admin.
• Les données ne s'affichent pas — Rechargez la page (F5 ou Ctrl+R). Si le problème persiste, contactez le support.
• Le site est lent — Videz le cache (Ctrl+Shift+R) ou essayez un autre navigateur.
• Je ne vois pas tous les boutons / pas le module Back-office — Certains modules sont réservés selon votre rôle. Contactez votre responsable.
• Un planning ne s'affiche pas dans Village — Il n'a probablement pas encore été validé côté Back-office (case « Planning validé »).